Aprile 2009: Business Etiquette
Allegati
Il successo delle relazioni aziendali passa necessariamente dalla convivialità: colazioni di lavoro e pranzi di affari.
E’ a tavola infatti che si sedimentano i rapporti interpersonali. Ancora più spesso, invece, formalità e regole del Galateo, possono, se non seguite, rovinare un perfetto incontro di lavoro.
Quando si introduce una dinamica sociale in un rapporto di comunicazione aziendale, si viene a stabilire una relazione “altra” che è necessario saper gestire con le regole della “Business Etiquette”.
Uno dei migliori modi per creare un legame col cliente è sicuramente invitarlo a pranzo.
La comunicazione del “Pranzo di affari” si esplica innanzitutto in modo passivo. L’ascolto è fondamentale. Ascoltare significa informarsi delle esigenze e dei bisogni dell’altro, creando una situazione di empatia e familiarità, che poi aiuterà nella presentazione commerciale.
La “Business Etiquette” stabilisce però che il cliente non può diventare un amico. Al cliente si deve dare sempre del “LEI”.
A tavola è d’uopo accomodarsi e stare seduti in modo composto, parlando solo quando non si ha la bocca piena, e guai a non riuscire a tenere i ritmi propri del desinare altrui. E’ bene evitare di ordinare piatti troppo complicati o che generino problemi di masticazione o siano pericolosamente “sugosi” tanto da schizzare o macchiare.
Al cliente sarà sempre data la posizione a tavola che è propria della dama, cioè quella con la migliore visione della sala. Se il manager è uomo e il cliente è donna è opportuno, per le regole della comunicazione non verbale, averla dirimpetto, se uomo farlo sedere a destra.
Non bisogna dimenticare le presentazioni, fondamentali negli incontri di lavoro, esse esprimono un momento di formalità. Due estranei entrano in contatto per la prima volta. E’ dunque un momento delicato e molto importante.
Innanzitutto il tono della voce con cui si devono effettuare è alto in quanto deve comunicare sicurezza e disinvoltura. Le buone presentazioni oltretutto hanno il pregio di mettere a proprio agio e compiacere, oltre a dare informazioni importanti sulle persone che si presentano.
La “Business Etiquette” insegna che la mano va posta verticalmente, e non obliquamente, che esprime, in modo non verbale, un segnale leggibile come: “be quiet” e quindi altezzosità.
Non porgere la mano floscia e stringerla sempre guardando negli occhi la persona presentata, sorridendo.
E’ indispensabile ascoltare bene il nome dell'altro. Non c'è nulla di più maleducato di non ricordare il nome di una persona appena presentata.
I nomi si pronunciano sempre molto chiaramente e non farfugliandoli.
In azienda si presenta al superiore l’inferiore gerarchicamente.
Nelle presentazioni il titolo è sempre al maschile. L’architetto Maria Bianchi.
In un discorso riferendoci ad una donna, si dirà, la professoressa, la dottoressa.
Nelle presentazioni aziendali si premettono i titoli professionali e le coordinate.
Salutando non si deve assolutamente dire “piacere”, “lietissimo”, onoratissimo”.
Né “Salve”o “Buondì”. Ma solamente “Buongiorno/ Buonasera, come sta?”.
In ultimo ma da non trascurare, i regali aziendali che costituiscono una faccenda molto delicata. Per chi li fa e per chi li riceve.
La “Business Etiquette” prevede che siano sempre confezionati con cura ed eleganza ed accompagnati imprescindibilmente da un biglietto personalizzato e scritto a mano.
Tra dirigente e segretaria non devono mai essere scambiati regali fuori dalle occasioni ufficiali o dalle festività
I regali aziendali
Una regola importantissima poi della “Business Etiquette” impone di rifiutare i regali dei fornitori, che tendono a “comprare” l’acquiescenza o la benevolenza.